Por qué integrar el eCommerce con el software de gestión

El programa Kit Digital, TicketBAI, Ley Antifraude, Ley Crea y Crece… todas estas iniciativas están encaminadas a digitalizar la gestión empresarial. Muchos negocios con modelo de administración old school están abocados a la modernización y a la digitalización. El auge de las tiendas online ha obligado ya a mudarse a este entorno a miles de estas pymes y autónomos. La mayoría de ellos, además de la plataforma de eCommerce, utilizan un software de gestión o ERP para controlar todas las áreas del negocio: venta online y física, clientes o proveedores, almacén o los recursos humanos. Es importante vincular o integrar el eCommerce y el software de gestión para no trabajar por duplicado y centralizar la información.

¿Qué es un software de gestión?

Si eres propietario de una empresa que gestiona miles de datos, deberías conocer el concepto y los beneficios de los software de gestión para empresas. También llamados ERP -Enterprise Resource Planning- son programas informáticos para la planificación de los recursos empresariales. Permiten la gestión integral de negocios de diferentes tamaños y sectores, con soluciones verticales para cada uno de ellos. Por ejemplo, ERPs con módulo para empresas de producción o de contabilidad para gestorías.

Estos programas permiten registrar los clientes o proveedores; gestionar el almacén y el stock o tarifas de cada producto; emitir y enviar facturas a clientes; o sincronizar la tienda online con el software de gestión. ¿Y qué quiere decir sincronizar, integrar o vincular? Significa que cuando te realicen un pedido en la tienda, este se traspasa al programa, descuenta el stock del producto, registra el cliente en su base de datos y, además, puedes analizar y conocer estadísticas de ventas o de costes.

Esta conexión es clave para cualquier negocio que gestione decenas o cientos de pedidos diarios o mensuales, puesto que organiza y convierte en más eficiente la gestión de cada recurso. Desde el personal del almacén, pasando por los transportistas hasta llegar al servicio posventa o de fidelización del cliente.

Ventajas de integrar eCommerce y software de gestión

WooCommerce, PrestaShop, Shopify, Magento… existen múltiples plataformas de venta digital donde alojar una tienda online. Aunque la mayoría de ellas cuentan con gestión de la cartera de clientes o el control de stock, no son tan funcionales ni tan ventajosos como un software de gestión.

La vinculación de la tienda con el ERP, ambas herramientas con acceso desde la nube, ofrece integración total de pedidos, clientes y almacén:

  • Pedidos: cuando un cliente realiza un pedido en la tienda online, se traspasa en tiempo real al software. Toda la información se sincroniza en el ERP: datos del cliente, productos, dirección, etc.
  • Clientes: si es un cliente nuevo el que hace la compra, se crea la ficha del cliente en el programa de gestión. Si es un cliente que ya está registrado en la base de datos, si hubiera algún cambio en los datos, se actualiza con la nueva información.
  • Productos o servicios: el inventario y todas las características de los artículos o servicios están conectados. Esta conexión favorece la gestión de la venta multicanal, ya que se puede diferenciar el canal físico y el online con la aplicación de diferentes tarifas de precios. Otras funciones que incluyen son la sincronización de stock o la actualización de precios por promociones y campañas especiales (Navidad, Black Friday o época de rebajas).

Almacén de la tienda online y física conectados

Los negocios que contaban con sólo establecimientos comerciales físicos se han visto obligados a abrir las puertas al mercado online. Esto no supone la pérdida de los puntos de venta de toda la vida, sino la compatibilización de la venta por ambos canales. La integración del programa de gestión y la tienda online supone unir la venta física y digital dentro de una misma plataforma de gestión empresarial. Esto permite la distinción por almacén, uno para los pedidos en línea y otro para las ventas realizadas en el TPV del establecimiento, y la actualización constante del stock en cada uno de ellos.

Las plataformas más habituales de eCommerce como PrestaShop o WooCommerce contemplan la conexión con este tipo de programas, por lo que te recomendamos que alojes tu tienda en una de estas dos plataformas para conseguir la integración total de la venta online y la física.

Ricardo Toral

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